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部門単位

人事・総務部門 取り組みモデル

実現手法「全10モデル」

人・時間・賃金に関わる業務の時間削減と法令遵守・制度対応を実現します

人事・総務部門の役割や業務の特性を踏まえた、削減効果が高い取り組みモデルをご紹介します。

人事・総務部門の役割

企業活動を支える組織と人材を管理し、適正な労働時間管理と賃金管理を行う役割があります。また、法令や制度に沿って決められた期日までに正確に業務を遂行することが求められます。

  • 組織・人材管理
  • 労働時間管理
  • 賃金管理
人事・総務部門の特性

従業員から情報収集をしなければいけないことが多く、支給日や勤怠締日などの期日があるため、業務をスピーディーに行う必要があります。また、守らなければいけない法令やルールがあるため、正確性が求められます。

  • 特性1
  • 特性2
  • 特性3
人事・総務部門の役割や業務の特性を踏まえた

具体的な実現手法「全10モデル」はこちら

組織・人材管理の取り組み

  • 昇給・賞与算定
  • BCP対策
  • 組織・社員管理
  • 配置・異動
  • 人事評価
  • 異動の立案や考課表の配布・回収・集計に時間がかかっている

    異動の立案に必要な組織・社員情報が、給与システム・Excel・紙に点在し、人事考課表は手作業で配付するため、データの収集に時間がかかります。最終的な異動情報や評価結果は手入力で更新されています。

    • 点在する組織・社員情報を一元管理する
    • 条件に基づいて必要な情報を自動抽出する
    • 紙ではなくデータで情報を収集する

労働時間管理の取り組み

  • 月次勤怠管理
  • 休日・休暇管理
  • 勤怠データの収集と計算に時間がかかり、勤怠締日に残業が発生している

    紙のタイムカードや勤怠届出書を収集し、一人一人の勤怠データをExcelに入力する必要があります。また、法令や就業規則などのルールに沿って労働時間や休日・休暇を計算する必要があるため、時間がかかります。

    • 打刻・申請情報をそのまま利用する環境に変える
    • 法令や就業ルールに沿った計算を自動化する
    • 管理上必要な資料を自動作成する

賃金管理の取り組み

  • 社会保険手続き
  • 労務手続き
  • 月次給与管理
  • 年末調整
  • 紙のやり取りが多い給与処理や年末調整は、入力・印刷・提出に時間がかかっている

    賃金管理は、月次・年次の決められた期日までに支給・申告・納付までの業務を行う必要があります。しかし、必要な情報を紙やExcelで収集・入力し、配付・提出を紙で行うため時間のかかる作業を短時間で行うことになります。

    • 情報を転記せずにそのまま利用する環境に変える
    • 紙の手渡しや提出ではなくデータで提供する

経理部門 取り組みモデル

実現手法「全10モデル」

経理、会計、税務業務における
スピードと正確性の向上を両立し、確実に業務時間を削減できます

経理部門の役割や業務の特性を踏まえた、削減効果が高い取り組みモデルをご紹介します。

経理部門の役割

日・月・年単位で正確な費用と収支のバランスを迅速に把握し、経営判断をサポートする役割を担います。
そのために、法令・規則・制度などルールに沿った経理・会計・経営管理・税務申告業務を行うことが求められます。

  • 経理
  • 会計・経営管理
  • 税務申告
経理部門の特性

仕訳の計上漏れやミスなく、正確な数値を基に迅速な経営判断をサポートするために、スピードと正確性向上の両立が求められます。また、締日や期日に取引情報の収集や仕訳の計上、月次報告などの業務が集中します。

  • 特性1
  • 特性2
  • 特性3
経理部門の役割や業務の特性を踏まえた

具体的な実現手法「全10モデル」はこちら

経理の取り組み

  • 証憑管理
  • 経費管理
  • 買掛・支払管理
  • 売掛・入金管理
  • 取引内容や金額などの確認と入力に時間がかかっている

    支払・入金予定管理から仕訳確定に至るまで複数のプロセスが発生します。仕訳を計上する前に、ルールに沿った内容か確認作業が必須であり、複数名で管理しやすいExcelで行っていることも多いため、多重管理や多重入力が発生し、時間がかかっています。

    • ルールに沿った内容は自動抽出・自動表示する
    • 承認と同時に仕訳を自動作成する
    • 管理上必要な資料を自動作成する

会計・経理管理の取り組み

  • 予算管理
  • 労務費管理
  • 原価管理
  • 資産管理
  • 月次報告
  • 月末・月初は会計数値の確定や報告書の作成に時間がかかっている

    日々の仕訳の計上に加えて、減価償却費など月次の仕訳を計上後、数値を確定させて、月初の会議日までに報告書を作成する必要があります。Excelを利用した減価償却費の計算や報告書の作成では、計算結果の確認や転記、加工作業が発生し、時間がかかっています。

    • 決まった償却方法等での計算や仕訳の作成を自動化する
    • 経営視点の情報を一元管理し、報告書作成の加工作業をなくす
    • 紙で印刷・手渡しでなくデータで提供する

税務申告の取り組み

  • 支払調書
  • 消費税申告
  • 法令に従った内容・計算結果か確認するのに時間がかかっている

    期日までに税務署へ申告する必要があるため、短期間に業務が集中します。短期間にも関わらず、Excelを利用した支払調書作成や個人番号の転記作業、電卓を利用した消費税額の検算をしているため、多くの手作業が発生し、時間がかかります。

    • 個人番号の転記や取扱履歴記録の手間をなくす
    • 手入力・手計算をなくす
    • 電子データで申告する

営業・販売部門 取り組みモデル

実現手法「全6モデル」

最短納期に応えるための業務スピードに対応し、
受注から入金・営業管理まで、部門全体の業務時間を削減できます

営業・販売部門の役割や業務の特性を踏まえた、削減効果が高い取り組みモデルをご紹介します。

営業・販売部門の役割

得意先の最短納期に対応するため、商品の出荷を素早く行います。出荷後は、請求書を発行し、入金状況を正確に管理することで、得意先から滞りなく代金を回収します。また、営業活動に必要な情報を集計し、営業や経営者に共有します。

  • 受注・売上管理
  • 請求・入金管理
  • 営業管理
営業・販売部門の特性

得意先への出荷や納品に関わる業務は、最優先で対応しなければいけません。請求や入金の業務は、締日に集中する中で、高い精度が求められます。社内の営業や経営者からは、得意先への出荷状況や日々の売上などの問い合わせが多く発生します。

  • 特性1
  • 特性2
  • 特性3
営業・販売部門の役割や業務の特性を踏まえた

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受注・売上管理の取り組み

  • 受注処理
  • 出荷指示
  • 受発注処理
  • 売上処理
  • 直送処理
  • 問い合わせ対応
  • 受注後の業務で二重入力が発生。得意先の問い合わせ対応にも時間がかかっている

    出荷指示や売上処理・在庫がない場合の発注は、受注情報を元に再度入力を行うために時間がかかります。また、いつ商品が届くか・価格はいくらかなど、得意先からの問い合わせも多く、台帳での確認に時間がかかります。

    • 受注情報を、受注後の業務でそのまま活用できるようにする
    • 問い合わせ対応に必要な情報は、すぐ引き出せるようにする

請求・入金管理の取り組み

  • 回収予定管理
  • 入金照合・消込
  • 滞留債権管理
  • 回収予定や入金消込の処理は締日に集中し、転記や手入力が多く発生している

    回収予定の管理や入金照合・消込は、 Excel等を利用して業務を行っているため、人の手による転記・入力作業が多く発生します。これらの作業は、20日・月末などの締日に集中するため、繁忙期は残業が発生しやすくなっています。

    • 回収予定管理から消込業務までのExcel転記をなくす
    • 滞留債権管理のExcel転記と報告作業をなくす

営業管理の取り組み

  • 営業見込管理
  • 売上報告
  • 販売情報共有
  • 見込・売上資料作成のための集計・加工や、その情報共有・確認に時間がかかっている

    営業や経営者など、会社のさまざまな人が売上などの販売情報を必要としており、問合せや情報を待つ時間が、都度発生しています。業務担当者は、月末や、依頼の都度作成している報告書のExcel集計・加工に時間がかかっています。

    • 見込情報の入力・参照を、いつでもどこでも行えるようにする
    • 売上報告書のExcel集計、加工作業を最小限にする
    • 販売情報を確認する際の、問い合わせや待ち時間をなくす

購買・倉庫部門 取り組みモデル

実現手法「全6モデル」

迅速な発注・支払処理や、効率的な倉庫管理の実現により、
部門全体の作業時間を最小限に抑えることができます

購買・倉庫部門の役割や業務の特性を踏まえた、削減効果が高い取り組みモデルをご紹介します。

購買・倉庫部門の役割

発注や在庫コストを抑制し、販売の機会損失を防止するため、計画的な発注を行います。また、支払うべき取引を確認して、予定通りに支払を完了させます。ミスなく効率的な入出荷業務を行い、在庫状況の集計や他部門への情報共有も行います。

  • 発注管理
  • 仕入・支払管理
  • 入出荷・在庫管理
購買・倉庫部門の特性

在庫状況・納品リードタイムなどの情報から、適切な判断のもとで早く・正確な発注を行うことが求められます。支払業務は、締日に集中する傾向があり、迅速に支払処理を行う必要があります。倉庫管理は、入出荷から在庫集計まで、精度の高い対応が求められます。

  • 特性1
  • 特性2
  • 特性3
購買・倉庫部門の役割や業務の特性を踏まえた

具体的な実現手法「全6モデル」はこちら

購買・倉庫部門の現状と時間削減手法

  • 発注計画
  • 発注残管理
  • 発注処理
  • 発注前の情報収集や、注文書・発注残管理のExel転記に時間がかかっている

    Excelや紙の台帳で発注管理を行っていると、注文書と発注残管理表への転記作業が都度発生します。また、発注単価や発注推移・在庫などのさまざまな情報が散在していることが多く、発注計画を立てるための情報確認に時間がかかります。

    • 発注・在庫などの必要な情報をすぐ引き出せるようにする
    • 注文書作成・発注残管理のExcel転記作業をなくす

仕入・支払管理の取り組み

  • 仕入処理
  • 支払締処理
  • 支払予定管理
  • 支払処理
  • 仕入や支払額の確認を1件ずつ行っており、支払予定表作成や伝票入力に時間がかかっている

    納品書をもとに仕入伝票を手入力し、請求書をもとに1件ずつ仕入伝票とのチェックを行っているため、時間がかかっています。また、支払予定表の作成から消込時のExcel転記、支払伝票の手入力にも業務負荷がかかっています。

    • 仕入入力や支払の確定は、一括でまとめて行えるようにする
    • 支払処理のExcel転記・入力作業をなくす

入出荷・在庫管理の取り組み

  • 入荷予定管理
  • 入荷確定
  • ピッキング
  • 出荷確定
  • 在庫管理
  • ピッキング時の作業ミスや手戻りが多く発生し、在庫報告や問い合わせ対応にも時間がかかっている

    在庫引当に非対応、かつ、ロット情報がない納品書ベースでピッキングを行っているため、ピッキングミスや誤出荷が発生しています。在庫情報は、Excelで管理しているため、メンテナンスに時間がかかり、他部門への在庫状況の報告や問い合わせ対応にも時間がかかっています。

    • 入出荷・在庫管理の業務プロセス上のミスを極力減らす
    • 精度の高い在庫情報を共有し、問い合わせ対応の時間を減らす