Jun 11th, 2017

いまさら聞けない?!毎月行っている給与業務をスピードアップする方法

OBC働き方改革推進チーム

当たり前のように行っている毎月の給与業務。「もうこれ以上スピードアップできる余地はない」と思っていませんか?今や、ほとんどの企業で給与計算がシステム化されており、給与業務の時間は短縮できないと考えられていますが、本当はもっと給与業務を早く終えることができるのです。

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なぜ給与業務はもっとスピードアップできるのか?

なぜ給与業務をもっとスピードアップできると言い切れるのか?その理由を見ていきましょう。

スピードアップポイント1:入力

ほとんどの企業において、給与計算はシステム化されていますが、計算に必要な情報は手入力していることが多くあります。たとえば、出勤時間や残業時間などの勤怠情報、変更が必要な社員情報、毎月変動する手当情報が手入力の対象となっています。システム上で一人ずつ手入力した後はチェックも必要となるため、意外と時間がかかっています。

スピードアップポイント2:明細書の配付

給与計算が終わると、従業員ごとに給与明細を作成する必要があります。ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、いまだに明細書は紙であることが多い状況です。そのため、印刷した紙の明細書を封筒に入れ、部署や拠点ごとに仕分けて配付(発送)をしなければいけません。アルバイトが多い企業であれば、個人あてに明細書を送付する必要があるため、住所や氏名が記載されたラベルを作成する場合もあります。印刷・封入・仕分け・配付(発送)といった一連の作業が必要になる明細書の配付業務には、多くの企業が膨大な時間を費やしています。

スピードアップポイント3:振込・納付

従業員へ給与を支給するためには、現金で支給するか銀行振込をする必要があります。いまとなっては多くの企業がインターネットバンキングで給与振込をするようになりましたが、インターネットバンキングに支給金額を手入力しているケースが多くあります。毎月の住民税の納付についても同様で、納付額をインターネットバンキングに入力する作業が発生しています。

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給与業務のスピードアップに必要なこととは?

給与業務をスピードアップできるポイントは、給与計算の前後にあることがわかりました。それでは、どのようにしたらスピードアップができるのでしょうか?

入力をスピードアップする仕組み

入力をスピードアップするためには、手入力をなくす必要があります。勤怠情報を管理しているシステムやExcelなどから出力したデータをそのまま使える仕組みを作りましょう。また、変動する手当を計算するためにExcelなどを利用していることが多くありますが、Excelなどのデータをそのまま活用できるようにします。正しい金額が反映されているかを確かめるために、前月から変動した項目をチェックできるような仕組みもあわせて構築しましょう。

明細書の配付をスピードアップする仕組み

明細書の配付業務に時間がかかるのは、すべて紙であることが原因であるため、ペーパーレス化を図る必要があります。「アウトソーシングをすれば配付業務がなくなるため、スピードアップできるのではないか?」と考える方もいるかもしれません。高度な知識や計算が必要のない配付業務は、コスト面で考えて、出来る限り自社で内製できることが好ましいです。よって、紙をなくして配付業務に関わる印刷・封入・仕分け・配付(発送)のすべてをなくせる仕組みを自社で作りましょう。

振込・納付をスピードアップする仕組み

振込や納付をスピードアップするためには、インターネットバンキングに入力する作業をなくす仕組みが大切です。給与計算が終わった後に、計算結果をそのままインターネットバンキングに連携できるようにすることで、振込・納付のスピードアップが可能です。

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給与業務のスピードアップを実現する具体的な解決手法をご紹介!

給与業務をスピードアップする仕組みを構築するために、複数のシステムや装置が必要なのではないか?と悩まれている方がいるかもしれません。実は、すべての仕組みを兼ね備えている給与システムを選定することで、その悩みは解決します。一般的に、「給与システムはどれも大差がない」と思われがちですが、そんなことはありません。これから紹介する最新の給与システムを参考にしてシステム選定をすることで、今後の給与業務を今よりも早く終わらせることができます。

データ取り込みで入力不要!

最新の給与システムは、連携できる勤怠管理システムが存在しているため、勤怠情報の手入力が必要ありません。連携させたいデータを選んでボタンを押すだけで、給与明細上の勤怠情報が入力されます。また、社員情報や手当情報のデータを取り込む機能もあるため、すべての手入力が不要になります。

▲ワンタッチで勤怠情報の入力が完了

給与明細の電子化で配付に関わる業務が不要に

最新の給与システムは、給与明細の電子化機能により、給与明細のWeb閲覧とメール配信が可能です。従業員は、パソコンやスマートフォン、携帯電話からも明細の内容を確認できるようになるため、従業員の労働環境や利用端末に応じて確実に給与明細を届けられます。難しい操作は必要なく、Web閲覧の際は給与計算後自動アップロードされ、メール配信の場合は設定したスケジュールに応じてメールが自動配信されます。紙がなくなることで、配付に関わる業務のすべてをなくすことができます。

▲あらゆる労働環境・利用端末で給与明細の確認が可能

FBデータの活用で手入力が不要に

最新の給与システムでは、振込額と住民税の納付額のFBデータが作成されます。インターネットバンキングでデータを読み込むだけで振込や納付が完了するため、金額を手入力する必要がありません。

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おわりに

意外と時間削減の盲点になっている給与業務ですが、毎月行わなければいけない業務だからこそ見直すことも大切です。ぜひスピードアップを実現してみてください。

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