Jun 08th, 2017

とっさの依頼に慌てない!意外と時間のかかる在籍証明書などの書類作成に時間をかけない方法とは?

OBC働き方改革推進チーム

在職証明書や退職証明書は、従業員からの要望によって作成が必要になる書類です。たとえば在職証明書であれば、賃貸住宅の契約締結時や保育園の入園申込時、一部私立学校への入学願書申請時に必要になり、意外と作成依頼の頻度が多いものです。また、これらの証明書を10枚作成するのに1時間を要することがわかっており(※OBC調べ)、意外と時間がかかる業務といえます。本コラムでは、在職証明書などの書類作成にかかる時間の削減方法をご紹介いたします。

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10枚で1時間?!なぜ在職証明書などの証明書作成は時間がかかるのか?

10枚作成するのに1時間かかるといわれている在職証明書ですが、なぜそんなにも時間がかかるのでしょうか?

必要な人事情報をすぐに探せない

時間がかかる原因の一つとして、書類に記載が必要な情報の管理がうまくできておらず、情報を探す段階で時間がかかるということがあります。各証明書でどのような記載事項が必要になるかを見てみましょう。
まず、在職証明書の記載事項については明確な決まりはありません。在職証明書は、法令で定められた証明書ではなく、任意で発行する証明書であるため、その発行手続きや記載事項等は企業に任されているのです。一般的な記載事項は以下の通りとなります。

<在籍証明書>
・住所
・氏名
・生年月日
・使用(雇用)期間
・雇用形態
・役職
・業務の種類(仕事の内容)
・所属
・勤務地
・発行元の会社住所
・発行元の会社名
・使用者名並びに証明印

一方、退職証明書は、労働基準法第22条1項で労働者からの請求に対する交付が義務付けられており、5つの記載事項が定められています。

<退職証明書>
 (1)使用期間
 (2)業務の種類
 (3)その事業における地位
 (4)賃金
 (5)退職の事由(解雇の場合は、その理由を含む)

退職証明書において注意をしなければいけないのは、5つの記載事項のうち、労働者が請求していない事項については、記入することが禁止されているということです。

企業において、以上の必要事項はExcelや紙などで管理されていることが多く、かつ一元管理されていないケースがほとんどです。そのため、証明書の作成をする段階になって必要事項を探すことになり、時間がかかってしまうのです。

情報の転記やレイアウトの調整に時間がかかる

もう一つの時間がかかる原因は、作成方法にあります。多くの場合、在職証明書や退職証明書はWordファイルを使って作成されています。インターネットで、「在職証明書」「退職証明書」と検索すると、テンプレートが無料でダウンロードできるサイトがいくつも見つけることができます。多くの総務人事のご担当者様は、インターネット上でWordファイルのテンプレートを入手して証明書を作成しているのです。結果として、証明書を作成するために、探し出した人事情報をWordへ転記する手間が発生してしまいます。また、退職証明書などは各従業員によって記載事項が異なるため、Wordファイル上で修正やレイアウト調整する必要があり、時間がかかってしまいます。

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意外と時間のかかる証明書作成の時間を削減するためには?

では、証明書作成にかかる時間を削減するにはどうすればよいのでしょうか?

人事情報がすぐに引き出せる環境を作る

第一に、必要な人事情報がすぐに引き出せる環境を作り出すことが重要です。すぐ引き出せる環境には2つのことが必要になります。まず、必要な情報がひとつにまとまっていることです。住所は住所録で管理、所属や役職は労働者名簿で管理、というように情報をバラバラに管理するのではなく、人事に関わる情報を一つに集約する必要があります。では、すべての人事情報を一つのExcelにまとめればいいのか?と思われるかもしれませんが、それでは不十分です。Excelに情報を集約する場合、フィルター機能や検索機能を駆使して情報を検索する必要があり、時間がかかってしまいます。すぐ引き出せる環境に必要なことの2つ目は、簡単に情報が検索でき、出力ができるということです。従業員を選ぶだけで必要な情報すべてが引き出せるようにしておくことが大切です。

手間をかけずに証明書を作成できる

証明書作成に時間をかけないためには、作成方法にも工夫が必要です。情報の転記をしなくてもいいような作成方法が望ましいといえます。そのためには、作成の対象となる従業員を選ぶだけで必要な情報が転記されるような仕組みが必要となります。また、レイアウトの調整などに時間がかからないように、記載する情報によってレイアウトが簡単に崩れてしまうような作成媒体は避けた方がいいでしょう。

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証明書作成の時間削減を実現する具体的な手法はズバリこれ!

証明書作成に時間がかかる原因と時間削減を実現するためのポイントをみてきましたが、どうすれば時間削減を実現することができるのでしょうか?驚かれるかもしれませんが、人事管理システムを導入することで、時間削減を実現できるのです。人事管理システム=人事の履歴管理を行うシステム、という印象が強くありますが、人事総務業務全般を支援する機能が搭載されており、証明書の作成にも非常に有効です。本章では、最新の人事管理システムを使って、人事管理システムで証明書作成の時間を削減できる手法をご紹介いたします。

あらゆる人事情報を一元管理・簡単出力

最新の人事管理システムであれば、あらゆる人事情報を一元管理することができ、必要な人事情報を簡単に出力することができます。また、検索機能によって必要な情報をいつでも取り出すことができます。テキスト情報だけでなく、履歴書などのデータを保存できる機能もついているため、人事情報に関する情報をまとめて管理することができます。

▲合計1,000個を超える管理項目で人事情報を一元管理

従業員を選ぶだけで証明書作成が完了

最新の人事管理システムには、履歴情報を管理する機能だけでなく、文書作成機能が搭載されています。証明書の作成時には発行したい従業員を選んで印刷するだけで在職証明書や退職証明書が完成します。印字項目を変えたい場合は、設定を切り替えるだけで記載事項を変更することができるため、労働基準法に準拠した証明書の作成が可能です。

▲従業員を選択すれば、ワンタッチで証明書作成が完了
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おわりに

いつ依頼がくるかわからない証明書作成。突発的な依頼の度にも慌てないように、時間削減に取り組んでみてはいかがでしょうか?

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